Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt op 23 oktober 2026

In het kort

  • HeyBillie is een Belgische onderneming. Onze servers staan in België.
  • Voor de gegevens van je account, je abonnement en je facturen zijn wij verantwoordelijk.
  • Belt iemand naar een bedrijf dat HeyBillie gebruikt, dan verwerken wij dat gesprek in opdracht van dat bedrijf. Dat bedrijf is verantwoordelijk voor die gegevens, wij zijn de verwerker.
  • We verkopen geen persoonsgegevens. We gebruiken geen gesprekken om AI-modellen te trainen, en onze AI-leveranciers doen dat ook niet.
  • Onze website gebruikt geen cookies. De app gebruikt er één, om je ingelogd te houden.
  • Een vraag, of wil je je rechten gebruiken? Mail naar info@heybillie.be.
Inhoud

1. Wie we zijn

HeyBillie is de handelsnaam van Thomas Meyten, die als eenmanszaak onderneemt.

  • Adres: Prins Boudewijnlaan 5, 9100 Sint-Niklaas, België
  • Ondernemingsnummer: 1044.293.288 (btw: BE 1044.293.288)
  • E-mail: info@heybillie.be

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO). Dat is voor ons niet verplicht. Voor elke vraag over privacy kun je terecht bij Thomas Meyten, via info@heybillie.be.

2. Onze twee rollen

Hoe we met gegevens omgaan, hangt af van wie je bent.

Wie je bent Welke gegevens Onze rol
Klant of teamlid van een klant je account, je abonnement, je facturen, je gebruik van de dienst verwerkingsverantwoordelijke
Bezoeker van heybillie.be technische gegevens van je bezoek verwerkingsverantwoordelijke
Iemand die ons contacteert je bericht en je contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke
Beller naar een bedrijf dat Billie gebruikt het gesprek, de opname, de notitie, een afspraak, de sms'en verwerker in opdracht van dat bedrijf
Beller naar ons eigen demonummer het gesprek, de opname en de notitie verwerkingsverantwoordelijke

Voor de bellers van onze klanten geldt een verwerkersovereenkomst tussen ons en de klant. Die staat op heybillie.be/verwerkersovereenkomst. Wat er voor bellers gebeurt, lees je in deel 6.

3. Klanten en hun teamleden

Wat we verwerken, waarom en op welke grond

Waarvoor Welke gegevens Rechtsgrond (art. 6 AVG)
Je account aanmaken en je laten inloggen je gsm-nummer en je naam. De inlogcode die we per sms sturen, bewaren we alleen als versleutelde controlewaarde, en ze vervalt na 10 minuten. uitvoering van de overeenkomst
Billie voor je bedrijf instellen de naam en de gegevens van je bedrijf, je website en wat erop staat, de documenten die je opstuurt, je werkuren en afwezigheden, je gsm-nummer en operator voor het doorschakelen, je meldnummer, je contacten en je agendakoppeling uitvoering van de overeenkomst
Je team laten werken het gsm-nummer en de naam van wie je uitnodigt, de uitnodiging per sms, en de rol van elk teamlid uitvoering van de overeenkomst met de klant; voor het teamlid zelf ons gerechtvaardigd belang om het team van de klant te laten werken
Je abonnement, je betalingen en je facturen de naam, het ondernemingsnummer, het factuuradres en het e-mailadres van je bedrijf, je pakket, je verbruik in minuten, de stand van je betalingen uitvoering van de overeenkomst, en onze wettelijke plicht om te boekhouden en e-facturen te versturen
Je op de hoogte houden meldingen over gesprekken, je verbruik (bij 80% en 100% van je minuten), betalingen en storingen, per sms, e-mail of in de app uitvoering van de overeenkomst
Je helpen wat je ons vertelt per e-mail, telefoon of in de app uitvoering van de overeenkomst
De dienst beveiligen en misbruik tegengaan het IP-adres en het aantal pogingen bij het aanvragen van een inlogcode, de controle van Cloudflare Turnstile, en een logboek van elke keer dat HeyBillie zelf je gegevens inkijkt gerechtvaardigd belang: een veilige dienst, en sms-misbruik voorkomen
De dienst opvolgen en verbeteren de kost en de kwaliteit van elk gesprek (duur, wachttijd, technische fouten), en statistieken daarvan zonder namen of telefoonnummers gerechtvaardigd belang: een betrouwbare en betaalbare dienst
Onze wettelijke plichten facturen bewaren, vragen van overheden beantwoorden wettelijke verplichting

Betaalgegevens. Je betaalt via Stripe. Je volledige kaart- of rekeningnummer komt niet bij ons terecht.

Reclame. We sturen je geen reclame per e-mail of sms zonder je toestemming. Berichten over de dienst zelf krijg je wel: een wijziging, een storing, een factuur.

Hoe lang we het bewaren

Gegevens Bewaartermijn
Je account en de instellingen van je bedrijf zolang je klant bent. Na het einde van je abonnement wissen we ze binnen 30 dagen. Ben je ook lid van een ander bedrijf, dan blijft je account bestaan.
Inlogcode 10 minuten
IP-adres en pogingen bij het inloggen 24 uur
Je sessie (ingelogd blijven) tot je uitlogt, of 30 dagen na je laatste gebruik
Facturen, creditnota's en betalingen 10 jaar
Kosten- en kwaliteitscijfers zonder persoonsgegevens, zolang ze nuttig zijn
Het logboek van onze eigen inzage zolang je klant bent; daarna zonder persoonsgegevens
Back-ups van de databank dagelijks, en na 7 dagen overschreven

4. Bezoekers van heybillie.be

  • Onze website gebruikt geen cookies, geen analysetools en geen advertentiepixels. De lettertypes staan op onze eigen server, dus je browser contacteert geen andere partij.
  • De website draait op het netwerk van Cloudflare. Om de pagina te tonen en aanvallen te weren, verwerkt Cloudflare technische gegevens van je bezoek: je IP-adres, je browser, de opgevraagde pagina en het tijdstip. Onze eigen logs daarvan bewaart Cloudflare hoogstens 7 dagen. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om een veilige website aan te bieden.
  • Komen er later analysetools of advertentiepixels, dan alleen met je toestemming, via een duidelijke keuze op de site. Dan passen we ook deze verklaring aan.

5. Cookies en lokale opslag in de app

De app van HeyBillie (het dashboard) gebruikt alleen wat nodig is om te werken:

Naam Waarvoor Hoe lang
hb_sessie (cookie) houdt je ingelogd. Alleen te lezen door onze server (HttpOnly, Secure). 30 dagen na je laatste gebruik, of tot je uitlogt
Cloudflare Turnstile controleert bij het aanvragen van een inlogcode of je geen robot bent. Turnstile zet geen cookie, maar verwerkt daarvoor kenmerken van je browser en je IP-adres. Voor het verbeteren van zijn robotherkenning is Cloudflare zelf verantwoordelijk. alleen tijdens die controle
heybillie.doorschakeling-gebeld (lokale opslag) onthoudt bij "Live gaan" dat je de doorschakelcode al belde, zodat het vinkje er nog staat als je terugkomt uit je belapp tot je het vinkje uitzet of je browsergegevens wist

Dat zijn allemaal strikt noodzakelijke cookies en opslag voor een dienst die je zelf vraagt. Daarvoor is geen toestemming nodig.

6. Bellers naar een bedrijf dat Billie gebruikt

Belde je naar een bedrijf en nam Billie op? Dan lees je hier wat er met je gesprek gebeurt.

Wie is verantwoordelijk? Het bedrijf dat je belde. Dat bedrijf beslist waarom en hoe je gegevens gebruikt worden. HeyBillie verwerkt ze alleen in zijn opdracht. Wil je je gegevens inkijken, laten verbeteren of laten wissen, vraag het dan aan dat bedrijf. Kom je toch bij ons terecht, dan geven we je vraag door aan het bedrijf en helpen we het om je te antwoorden.

Wat gebeurt er tijdens het gesprek?

  • Billie zegt bij het begin dat ze een AI-assistent is.
  • Je stem gaat naar een AI-spraakmodel dat je verstaat en antwoordt: gpt-live-1 van OpenAI, bij Microsoft Azure, of als reserve Gemini van Google.
  • Billie noteert wat je vertelt: je naam, je adres of gemeente, wat er moet gebeuren, hoe dringend het is en wanneer je best teruggebeld wordt.
  • Het gesprek wordt opgenomen (je stem en die van Billie).
  • Werkt het bedrijf met afspraken, dan kijkt Billie in de agenda van het bedrijf welke momenten vrij zijn. Ze kan je een moment voorstellen. Dat voorstel komt voorlopig in de agenda van het bedrijf, met je naam, adres, telefoonnummer en een korte omschrijving. Het bedrijf bevestigt het zelf.
  • Bij gevaar, zoals een gasgeur of brand, zegt Billie dat je in veiligheid moet gaan en 112 moet bellen.

En daarna?

  • Een tweede AI-model controleert de notitie tegen de opname en maakt een transcript: Gemini van Google, in de EU.
  • Het bedrijf krijgt een melding met de notitie, en ziet het gesprek in zijn dashboard.
  • Bevestigt het bedrijf een afspraak, dan krijg je een sms van ons Belgische nummer, met de naam van het bedrijf vooraan. Antwoord je op die sms, dan sturen we je antwoord door naar het bedrijf. Antwoord je "STOP", dan krijg je geen sms'en meer via HeyBillie.

Je telefoonnummer. We zien het nummer waarmee je belt, als je operator het doorgeeft. Billie vraagt je nummer altijd na, zodat het bedrijf je kan terugbellen.

Geen automatische besluiten. Billie neemt een bericht aan en kan een afspraak voorstellen. Ze beslist niets dat je rechten raakt: het bedrijf beslist zelf.

Geen training. We gebruiken je gesprek niet om AI-modellen te trainen. Onze AI-leveranciers (Microsoft en Google) gebruiken het ook niet voor hun eigen modellen.

Hoe lang? Het bedrijf beslist dat. Als het niets anders kiest, gelden deze termijnen:

Gegevens Standaard bewaartermijn
De opname van het gesprek gewist na 30 dagen. Bewaart het bedrijf geen opnames, dan wissen we ze meteen na de controle (enkele minuten na het gesprek).
De notitie, het transcript, de afspraak en de sms'en 12 maanden na het gesprek
Je naam en nummer in de contacten van het bedrijf tot het bedrijf ze verwijdert
Alles, na het einde van het contract met het bedrijf binnen 30 dagen gewist

Daarna kunnen gegevens nog tot 7 dagen in een back-up staan.

Belde je naar ons demonummer? Dan is HeyBillie zelf verantwoordelijk. Je gesprek wordt op dezelfde manier verwerkt, alleen om je te laten horen hoe Billie werkt en om de dienst te verbeteren. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang. Dezelfde bewaartermijnen gelden.

7. Google- en Microsoft-agenda's

Je kunt je Google- of Microsoft-agenda koppelen, zodat Billie afspraken kan voorstellen. Dit deel legt uit wat we dan met je agendagegevens doen.

Welke gegevens en waarvoor

Toegang Wat we ermee doen
Je e-mailadres en account-ID (Google: openid email; Microsoft: User.Read) tonen welk account gekoppeld is, en dat account herkennen als je opnieuw koppelt
De lijst van je agenda's (Google: calendar.calendarlist.readonly) je laten kiezen welke agenda's als "bezet" tellen en in welke agenda Billie afspraken zet
Bezet of vrij (Google: calendar.events.freebusy) tijdens een gesprek berekenen wanneer je vrij bent. We zien daarbij alleen de tijden, niet wat er in je agenda staat.
Afspraken lezen en schrijven (Google: calendar.events; Microsoft: Calendars.ReadWrite) in de agenda die je kiest: de bezette tijden lezen, de afspraken herkennen die Billie zelf maakte, en alleen die afspraken maken, wijzigen of wissen
Blijven werken zonder opnieuw in te loggen (offline_access) een vernieuwingstoken, zodat Billie ook tijdens een gesprek in je agenda kan kijken

Wat we bewaren

  • Je e-mailadres en account-ID, de namen en ID's van je agenda's en je keuzes daarbij, en de ID's van de afspraken die Billie maakte.
  • Het vernieuwingstoken, versleuteld (de sleutel staat apart in Google Secret Manager).
  • De inhoud van je eigen afspraken bewaren we niet. De bezette tijden gebruiken we alleen tijdens het gesprek, in het werkgeheugen.

Met wie we ze delen

  • De vrije momenten die we uit je agenda berekenen (bijvoorbeeld "dinsdag om 10.00 uur"), gaan naar het AI-model dat het gesprek voert (Microsoft Azure OpenAI of Google Vertex AI). Zo kan Billie de beller een moment voorstellen. Die leveranciers werken als onze verwerkers en gebruiken de gegevens niet voor hun eigen modellen.
  • Verder delen we je agendagegevens met niemand. We verkopen ze niet en gebruiken ze niet voor reclame. We gebruiken ze niet om AI- of machinelearningmodellen te maken, te trainen of te verbeteren, en laten dat ook niemand anders doen.
  • Mensen bij HeyBillie kijken je agendagegevens alleen in met je uitdrukkelijke toestemming (bijvoorbeeld als je om hulp vraagt), voor de beveiliging (zoals het onderzoeken van misbruik), of als de wet het verplicht.

Ontkoppelen en wissen

  • Ontkoppel in de app, bij Instellen › Agenda. Bij Google trekken we de toegang meteen in. Bij Microsoft wissen we onze tokens; de toestemming zelf trek je in op account.live.com/consent/Manage (persoonlijk account) of myapplications.microsoft.com (werkaccount).
  • Je kunt de toegang ook altijd zelf intrekken op myaccount.google.com/permissions.
  • Bij het ontkoppelen wissen we het token meteen. De rest van je agendagegevens wissen we met je account, binnen 30 dagen na het einde van je abonnement.

Google API Services User Data Policy

HeyBillie's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

The use of information received from Google Workspace scopes will adhere to the Google Workspace User Data and Developer Policy, including the Limited Use requirements.

In het Nederlands: het gebruik en de doorgifte door HeyBillie van informatie die we via Google API's ontvangen (zoals Google Agenda), volgen de gebruikersgegevensregels van Google, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use).

8. Met wie we gegevens delen

  • Onze dienstverleners. Voor hosting, telefonie, sms, AI, betalen en e-facturen werken we met gespecialiseerde bedrijven. Ze werken in onze opdracht, met een verwerkersovereenkomst. De volledige lijst, met wat ze doen en waar, staat op heybillie.be/subverwerkers.
  • Stripe verwerkt je betalingen. Voor een deel is Stripe zelf verantwoordelijk: voor fraudebestrijding, voor de controle van klanten die de wet oplegt (antiwitwas), en voor de verbetering van zijn eigen diensten. Lees daarvoor de privacyverklaring van Stripe.
  • Onze boekhouder, voor de boekhouding en de btw.
  • Het bedrijf dat je belde, als je een beller bent.
  • Overheden, alleen als de wet ons daartoe verplicht.
  • Een opvolger. Brengt Thomas Meyten HeyBillie onder in een vennootschap, of neemt iemand HeyBillie over, dan gaan je gegevens mee naar die opvolger. We laten je dat vooraf weten.

We verkopen nooit persoonsgegevens.

9. Gegevens buiten de Europese Unie

De meeste gegevens blijven in de Europese Economische Ruimte (EER):

  • de servers en de databank staan in België (Google Cloud, regio europe-west1);
  • de controle na het gesprek gebeurt in de EU (Google Vertex AI, regio eu);
  • de telefonie loopt via Ierland (Twilio, regio IE1), en de sms via Denemarken (GatewayAPI).

Er zijn drie uitzonderingen:

  1. Het spraakmodel tijdens het gesprek. gpt-live-1 draait bij Microsoft (Azure AI Foundry, opslag in Zweden) als "Global Standard". Daarbij kan het gesprek ook in een datacenter van Microsoft buiten de EU verwerkt worden, terwijl het loopt. Waarborgen: de verwerkersovereenkomst van Microsoft met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en Microsofts certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework.
  2. Leveranciers met een Amerikaans moederbedrijf. Google, Microsoft, Twilio, Stripe, Cloudflare en Apple hebben een Amerikaans moederbedrijf, en Cloudflare contracteert zelf vanuit de VS. Voor hulp of beveiliging kan er toegang zijn van buiten de EU. Waarborgen: hun certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework, en anders de standaardcontractbepalingen in hun verwerkersovereenkomst. Per leverancier staat het op heybillie.be/subverwerkers.
  3. Het netwerk van Cloudflare. Onze website en de app worden geleverd via het wereldwijde netwerk van Cloudflare, meestal door het datacenter dat het dichtst bij je staat.

Wil je een kopie van die waarborgen? Mail naar info@heybillie.be.

10. Beveiliging

We beschermen je gegevens met technische en organisatorische maatregelen, onder meer:

  • versleutelde verbindingen (HTTPS) en versleutelde opslag;
  • elk bedrijf ziet alleen zijn eigen gegevens: dat wordt zowel in de app als in de databank zelf afgedwongen;
  • agendatoegang en andere geheimen staan versleuteld, met de sleutels apart;
  • inloggen met een eenmalige code per sms, met limieten tegen misbruik;
  • onze logs bevatten geen namen, nummers of gespreksinhoud;
  • elke inzage door HeyBillie in de gegevens van een klant komt in een logboek;
  • dagelijkse back-ups, en het terugzetten ervan is getest.

Gaat er toch iets mis met persoonsgegevens, dan volgen we de meldplicht van de AVG: we melden het aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, als dat nodig is, aan jou. Voor de gegevens van bellers verwittigen we het bedrijf, dat de melding doet.

11. Je rechten

Je hebt het recht om:

  • je gegevens in te kijken en er een kopie van te krijgen;
  • onjuiste gegevens te laten verbeteren;
  • je gegevens te laten wissen;
  • de verwerking te laten beperken;
  • je gegevens in een gangbaar formaat te krijgen of te laten doorsturen (overdraagbaarheid);
  • bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
  • een toestemming in te trekken, als we op basis van toestemming werken.

Mail je vraag naar info@heybillie.be. We antwoorden binnen een maand. Is je vraag ingewikkeld, dan kan dat twee maanden langer duren; dan laten we je dat binnen de eerste maand weten. Om je gegevens te beschermen kunnen we je vragen te bewijzen wie je bent, bijvoorbeeld met een code op je gsm-nummer.

Ben je een beller van een van onze klanten? Richt je vraag dan aan het bedrijf dat je belde (zie deel 6).

Een klacht? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je kunt ook altijd een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

12. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als de dienst of de wet verandert. De datum bovenaan toont de laatste versie. Is een wijziging belangrijk voor klanten, dan laten we het vooraf weten per e-mail of in de app.